Z końcem 2026 r. kończą się ostatnie wyjątki: limit 10 000 zł miesięcznie i faktury z kasy fiskalnej. Wyjaśniam, kogo to dotyczy, co z karami (rząd chce je odroczyć) i jak spokojnie przygotować firmę — technicznie i organizacyjnie.
| Od kiedy | Co |
|---|---|
| 1 lutego 2026 r. | wszyscy odbierają faktury przez KSeF; najwięksi (sprzedaż powyżej 200 mln zł w 2024 r.) także je wystawiają |
| 1 kwietnia 2026 r. | wystawianie w KSeF — pozostali podatnicy |
| do 31 grudnia 2026 r. | wyjątki: sprzedaż na fakturach do 10 000 zł brutto miesięcznie oraz faktury z kasy fiskalnej — można jeszcze poza KSeF |
| 1 stycznia 2027 r. | koniec wyjątków — faktury między firmami tylko w KSeF; numer KSeF w tytule przelewu przy płatnościach między czynnymi podatnikami VAT |
| 1 stycznia 2027 r. albo 2028 r. | kary z art. 106ni ustawy o VAT — dziś przepisy mówią 2027, projekt rządowy przesuwa je na 2028 (w Sejmie, niewdrożony) |
Przede wszystkim tych, którzy do tej pory korzystali z wyjątków:
Od 1 stycznia 2027 r. faktury dla innych firm wystawia się w KSeF, a nie jako PDF z programu czy wydruk z kasy. Jeśli wystawiasz kilka faktur w miesiącu, to też Ciebie dotyczy.
Od 1 stycznia 2027 r. czynny podatnik VAT, który płaci przelewem fakturę wystawioną w KSeF przez innego czynnego podatnika VAT, podaje w tytule przelewu numer KSeF tej faktury (art. 108g ustawy o VAT). Przy kilku fakturach od jednego dostawcy można zapłacić jednym przelewem ze zbiorczym identyfikatorem nadanym przez KSeF. Obowiązek nie dotyczy m.in. faktur od sprzedawcy zwolnionego z VAT i faktur wystawionych w czasie ogłoszonej awarii KSeF.
W praktyce: sprawdź, czy Twój bank i program do płatności podpowiadają numer KSeF, i ustal z księgowością, kto pilnuje go przy przelewach.
Ustawa o VAT przewiduje kary (art. 106ni) m.in. za wystawienie faktury poza KSeF wtedy, gdy powinna być w KSeF, za fakturę w złej strukturze i za nieprzesłanie w terminie faktury wystawionej offline: do 100% kwoty VAT z faktury albo do 18,7% kwoty należności, gdy faktura nie ma VAT. Według obecnych przepisów kary stosuje się od 1 stycznia 2027 r.
Ministerstwo Finansów zapowiedziało ich odroczenie. Rząd przyjął projekt nowelizacji ustawy o VAT (UD477), który przesuwa kary na 1 stycznia 2028 r.; 21 października 2026 r. odbyło się pierwsze czytanie w Sejmie. To jeszcze nie jest obowiązujące prawo. I najważniejsze: odroczenie dotyczy kar, nie obowiązku — faktury i tak trzeba wystawiać w KSeF, a urząd skarbowy może sprawdzać, czy sprzedaż jest prawidłowo rozliczana.
3 krótkie lekcje: co się zmienia od 1 stycznia 2027 r., jak wystawiać i odbierać faktury w KSeF, uprawnienia, tryb offline, numer KSeF w przelewie, kary i fałszywe faktury. Test i zaświadczenie z kodem QR. 49 zł netto za osobę.
PDF z programu, Word, kasa fiskalna, faktury ręczne? Wszystko, co trafia do firm, od 2027 r. musi iść przez KSeF.
Bezpłatne narzędzia Ministerstwa Finansów albo program do faktur lub bankowość firmowa z obsługą KSeF. Najlepiej to samo, z czego korzysta Twoje biuro rachunkowe.
Kto w firmie wystawia faktury, kto je odbiera, czy biuro rachunkowe ma dostęp. Nadaj uprawnienia w KSeF i zabezpiecz sposób logowania — to dostęp do całej sprzedaży i zakupów firmy.
Nie czekaj do 2 stycznia. Wystaw kilka faktur w KSeF jeszcze w 2026 r. — z wyjątku 10 000 zł można zrezygnować wcześniej — i sprawdź, czy klienci je widzą.
KSeF ma tryby na wypadek awarii systemu albo braku internetu u podatnika. Ustal z księgową, jak wystawiasz fakturę, gdy system nie działa, i w jakim terminie trzeba ją potem przesłać.
Numer KSeF w tytule przelewu, sprawdzanie kontrahenta na białej liście, uważność na fałszywe faktury i „zmienione numery kont” — oszuści też już znają KSeF.
Tak. Do 31 grudnia 2026 r. faktury poza KSeF mogli wystawiać podatnicy, u których sprzedaż udokumentowana fakturami nie przekraczała 10 000 zł brutto miesięcznie, a także faktury z kasy fiskalnej. Od 1 stycznia 2027 r. oba wyjątki się kończą i faktury między firmami wystawia się w KSeF.
Według obowiązujących dziś przepisów kary z art. 106ni ustawy o VAT stosuje się od 1 stycznia 2027 r. Rząd przyjął projekt nowelizacji (UD477), który przesuwa je na 1 stycznia 2028 r. — 21 października 2026 r. odbyło się pierwsze czytanie w Sejmie. Dopóki ustawa nie zostanie uchwalona i opublikowana, trzeba przyjąć, że kary mogą obowiązywać od 2027 r. Odroczenie kar nie znosi obowiązku stosowania KSeF.
Od 1 stycznia 2027 r. czynny podatnik VAT, który płaci przelewem fakturę wystawioną w KSeF przez innego czynnego podatnika VAT, podaje w tytule przelewu numer KSeF faktury (art. 108g ustawy o VAT). Przy kilku fakturach od jednego dostawcy można użyć zbiorczego identyfikatora z KSeF. Obowiązek nie dotyczy m.in. faktur od sprzedawcy zwolnionego z VAT.
Nie musisz. Ministerstwo Finansów udostępnia bezpłatne narzędzia do wystawiania faktur w KSeF, a wiele programów do faktur i bankowości firmowej ma wbudowaną obsługę KSeF. Wybierz to, czego Ty i Twoje biuro rachunkowe będziecie używać na co dzień.
Ty oraz osoby i firmy, którym nadasz uprawnienia w KSeF — np. biuro rachunkowe albo pracownik wystawiający faktury. Warto od razu ustalić, kto wystawia faktury, kto je odbiera i kto ma podgląd, oraz zabezpieczyć sposób logowania.
Potrzebujesz pomocy technicznej? Pomogę wybrać i skonfigurować narzędzie do faktur, ustawić bezpieczne logowanie i uprawnienia dla pracowników i biura rachunkowego oraz przygotować komputer do pracy z KSeF. Wsparcie IT dla firm albo zadzwoń: 578 906 106. W sprawach podatkowych — Twoje biuro rachunkowe lub doradca podatkowy.
Fałszywe faktury, „zmieniony numer konta”, phishing podszywający się pod KSeF i bank — 12 lekcji online dla pracowników biur i księgowości. Test i zaświadczenie. 99 zł netto za osobę — lekcja 1 za darmo.
Stan prawny: 24 października 2026 r. Artykuł ma charakter informacyjny i nie jest poradą podatkową — w sprawach rozliczeń skontaktuj się z biurem rachunkowym lub doradcą podatkowym. Źródła: Bankier.pl — KSeF do końca 2027 r. bez kar za błędy; projekt UD477 — stan prac; Poradnik Przedsiębiorcy — numer KSeF w płatnościach; ifirma.pl — KSeF 2027.