Co się zmienia od 1 stycznia 2027 r. — KSeF w Twojej firmie

KSeF wchodził etapami. Dla małej firmy najważniejsza jest ostatnia data w tabeli.

Jeśli w 2026 r. korzystałeś z limitu 10 000 zł albo wystawiałeś faktury z kasy fiskalnej — to właśnie Ciebie dotyczy zmiana od 1 stycznia 2027 r. Nie trzeba nic „zgłaszać”: po prostu od tego dnia faktury dla firm mają powstawać w KSeF.

Uwaga na nagłówki w mediach typu „KSeF przesunięty do 2028 r.”. W październiku 2026 r. rząd skierował do Sejmu projekt, który przesuwa na 2028 r. kary za błędy w KSeF — a nie sam obowiązek wystawiania faktur. Więcej w lekcji 3.

Żeby zrozumieć, co się kończy, warto wiedzieć, jak działały wyjątki w 2026 r. (według wyjaśnień Ministerstwa Finansów):

• Limit 10 000 zł liczono jako łączną sprzedaż brutto na fakturach wystawionych w danym miesiącu (z wyłączeniami poniżej). Miesiąc ustalało się według daty wystawienia faktury.
• Do limitu nie wliczano m.in. faktur z kas rejestrujących, paragonów z NIP do 450 zł, faktur dla konsumentów i sprzedaży udokumentowanej tylko paragonem.
• Gdy suma w miesiącu przekroczyła 10 000 zł, obowiązek KSeF obejmował fakturę, która przekroczyła limit, i wszystkie kolejne — także w następnych miesiącach, nawet jeśli sprzedaż znowu spadła.
• Faktury z kasy rejestrującej (i paragony z NIP do 450 zł) można było wystawiać bez KSeF do 31 grudnia 2026 r.

Przykład — pizzeria. Pizzeria sprzedaje głównie na paragony. Kilka razy w miesiącu firma zamawia catering i prosi o fakturę — w 2026 r. kasjerka drukowała ją z kasy fiskalnej. Od 1 stycznia 2027 r. taka faktura musi powstać w KSeF: w programie połączonym z KSeF albo w bezpłatnym narzędziu Ministerstwa Finansów. Paragon dla klienta indywidualnego zostaje bez zmian.

Przykład — informatyk na JDG. Robi strony dla dwóch firm i wystawia faktury na 6000 zł brutto miesięcznie. W 2026 r. mógł korzystać z limitu. Od stycznia 2027 r. każda faktura dla firmy idzie przez KSeF.

Jak w Twojej firmie połączyć paragon i fakturę dla klienta firmowego od 2027 r. — ustal z księgową i dostawcą kasy lub programu.

Obowiązek wystawiania faktur w KSeF dotyczy podatników VAT — także zwolnionych z VAT (np. ze względu na niski obrót). Kluczowe pytanie brzmi: komu wystawiasz fakturę.

Przykłady z małych firm:

• Salon fryzjerski zwolniony z VAT: klientki indywidualne — bez zmian. Gdy firma kupuje bon podarunkowy dla pracowników i chce fakturę — faktura w KSeF.
• Firma budowlana: remont dla osoby prywatnej — faktura może być poza KSeF; prace dla dewelopera — w KSeF.
• Sklep osiedlowy: paragony bez zmian; faktura dla pobliskiej restauracji kupującej towar — w KSeF.
• Warsztat: naprawa auta osoby prywatnej — może być poza KSeF; naprawa auta firmowego — w KSeF.

Jeżeli klient podaje NIP i mówi, że kupuje „na firmę”, traktuj go jak firmę. W razie wątpliwości co do statusu nabywcy zapytaj go i zapisz odpowiedź.

Gdy wyślesz fakturę do KSeF, system ją sprawdza i — jeśli wszystko się zgadza — nadaje jej numer KSeF. To inny numer niż ten, który nadajesz sam (np. FV/12/01/2027). Na fakturze zostaje Twój numer, a numer KSeF jest jej „numerem w systemie”.

Dwie ważne daty (art. 106na ustawy o VAT):

• faktura jest wystawiona w dniu jej przesłania do KSeF,
• faktura jest otrzymana przez nabywcę w dniu nadania numeru KSeF — nawet jeśli nikt jej jeszcze nie otworzył.

Dla Ciebie jako sprzedawcy oznacza to, że faktura „przygotowana” w programie, ale niewysłana, nie jest jeszcze wystawiona. Sprawdzaj, czy program pokazał numer KSeF albo potwierdzenie przyjęcia (UPO).

Faktury z KSeF nie da się usunąć. Nie ma przycisku „anuluj”. Jeśli pomylisz kwotę, stawkę czy dane nabywcy — sprzedawca wystawia fakturę korygującą, również w KSeF. Jeżeli to Ty dostałeś błędną fakturę, poproś sprzedawcę o korektę.

Dlatego przed wysłaniem sprawdź zwłaszcza NIP nabywcy: faktura trafi do tej firmy, której NIP wpiszesz. Pomyłka w jednej cyfrze oznacza, że fakturę zobaczy obca firma, a Twój klient jej nie dostanie.

Odbieranie faktur przez KSeF jest obowiązkowe od 1 lutego 2026 r. — także dla firm, które same wystawiały faktury poza systemem. Twoi dostawcy (hurtownia, stacja paliw, dostawca internetu) wystawiają faktury w KSeF, a Ty znajdziesz je tam pod swoim NIP.

Sprzedawca nie musi wysyłać Ci faktury mailem. Może to zrobić z grzeczności, ale prawnie fakturę uznaje się za otrzymaną w dniu nadania numeru KSeF. Jeśli nikt w firmie nie zagląda do KSeF, łatwo przeoczyć termin płatności albo fakturę, której w ogóle nie zamawiałeś.

Ustal prosty nawyk:

1. Kto sprawdza faktury zakupowe — Ty, pracownik czy biuro rachunkowe (uprawnienia — lekcja 2).
2. Jak często — np. codziennie rano albo dwa razy w tygodniu.
3. Co sprawdza — czy zakup był, czy kwota się zgadza, termin i numer konta do przelewu.
4. Co robi z podejrzaną fakturą — nie płaci, wyjaśnia z dostawcą przez znany numer telefonu (lekcja 3).
5. Jak przekazuje faktury do księgowości — czy biuro pobiera je samo z KSeF.

Przykład — firma budowlana. Właściciel jest cały dzień na budowie. Faktury z hurtowni materiałów trafiają do KSeF, a on myślał, że „przyjdą mailem”. Po miesiącu hurtownia przypomina o zaległej płatności. Rozwiązanie: żona prowadząca biuro sprawdza KSeF w poniedziałki i czwartki, a biuro rachunkowe ma uprawnienie do przeglądania faktur.