Jeśli pracownicy korzystają w pracy z narzędzi AI, firma ma obowiązek wspierać ich kompetencje w tym zakresie. Wyjaśniam, co dokładnie mówi przepis po zmianie z 2026 r., od kiedy jest egzekwowany i jak go wykonać bez zbędnej biurokracji.
Najpewniej tak. Jeśli pracownicy używają w pracy czatów AI (ChatGPT, Copilot, Gemini, Claude i podobnych) albo asystenta AI wbudowanego w pakiet biurowy, Twoja firma jest dla AI Act „podmiotem stosującym” system AI. Nie ma znaczenia, czy to duża firma, czy biuro z trzema osobami, ani czy narzędzie jest płatne. Przepis nie obejmuje tylko korzystania z AI w celach prywatnych, poza pracą.
Komisja Europejska w swoich odpowiedziach na pytania wprost podaje przykład pracowników, którzy używają czatu AI do pisania tekstów reklamowych czy tłumaczeń.
Od 27 lipca 2026 r. art. 4 ma nowe brzmienie (zmieniło je rozporządzenie (UE) 2026/1744, tzw. Omnibus AI). Ustęp 1 brzmi:
„Dostawcy i podmioty stosujące systemy AI podejmują środki, które wspierają rozwój kompetencji w zakresie AI wśród swojego personelu i innych osób zajmujących się działaniem i wykorzystaniem systemów AI w ich imieniu, z uwzględnieniem ich wiedzy technicznej, doświadczenia, wykształcenia i wyszkolenia oraz kontekstu, w którym systemy AI mają być wykorzystywane, a także biorąc pod uwagę osoby lub grupy osób, wobec których systemy AI mają być wykorzystywane. Taki obowiązek nie oznacza, że dostawcy lub podmioty mają zapewniać osiągnięcie określonego poziomu kompetencji w zakresie AI przez poszczególne osoby.”
W skrócie: masz podejmować działania, które pomagają pracownikom rozsądnie korzystać z AI — dopasowane do tego, kto i do czego jej używa. Nie musisz gwarantować, że każdy osiągnie określony poziom wiedzy. Wcześniejsze brzmienie (do 26 lipca 2026 r.) mówiło o zapewnieniu „w możliwie największym stopniu, odpowiedniego poziomu kompetencji” — było więc bardziej wymagające.
A kary? Sam AI Act w art. 99 nie przewiduje osobnej kary pieniężnej za art. 4 — wysokie kary dotyczą m.in. zakazanych praktyk (art. 5) i obowiązków przejrzystości (art. 50). Komisja Europejska wskazuje, że krajowe organy mogą stosować środki i sankcje na podstawie prawa krajowego. Polska ustawa przewiduje administracyjne kary pieniężne za naruszenia AI Act. Rozsądne podejście: nie chodzi o strach przed karą, tylko o to, żeby w razie pytań mieć co pokazać, co firma zrobiła.
Jakie narzędzia AI są w użyciu, kto ich używa i do czego (maile, oferty, tłumaczenia, Excel, grafiki). Czy na kontach firmowych, czy prywatnych. Często okaże się, że pracownicy korzystają z AI, choć firma nic o tym nie wie.
Jedna strona wystarczy: z jakich narzędzi wolno korzystać, czego nie wklejać (dane osobowe klientów i pracowników, tajemnica firmy, hasła, umowy), kto odpowiada za sprawdzenie tekstu przed wysłaniem, kiedy oznaczać treści wygenerowane przez AI. Takie zasady pomagają też chronić tajemnicę przedsiębiorstwa — ustawa wymaga, by firma dbała o poufność swoich informacji.
Komisja Europejska jako sensowne minimum wymienia: czym jest AI i jakie narzędzia stosuje firma, jakie wiążą się z nimi szanse i ryzyka (np. „halucynacje”, czyli pewne siebie, ale błędne odpowiedzi), jaką rolę ma firma według AI Act — wszystko dopasowane do wiedzy pracowników i tego, do czego używają AI. Forma jest dowolna: szkolenie na sali, kurs online, materiały wewnętrzne.
Certyfikat nie jest wymagany. Według Komisji wystarczy wewnętrzna dokumentacja: kto i kiedy przeszedł szkolenie, jakie zasady obowiązują, co zmieniono. Zaświadczenia z datą i wynikiem testu to wygodny dowód.
Nowy pracownik, nowe narzędzie, nowe zastosowanie (np. AI przy rekrutacji) — to sygnał, żeby zaktualizować zasady i przeszkolić osoby, których to dotyczy.
Nie. Komisja Europejska wprost pisze, że certyfikat nie jest potrzebny. Wystarczy, że firma udokumentuje swoje działania — np. listą szkoleń i zaświadczeniami.
Tak. Przepisy nie narzucają formy szkolenia. Liczy się to, żeby było dopasowane do tego, jak pracownicy używają AI.
Obowiązek obowiązuje od 2 lutego 2025 r., a egzekwowanie zaczyna się od 2 sierpnia 2026 r. Jeśli firma jeszcze nic nie zrobiła, warto zacząć teraz.
Szkolenie to sposób na wykonanie obowiązku z art. 4. AI Act zawiera też inne obowiązki (np. zakazy z art. 5, przejrzystość z art. 50, a w przyszłości wymogi dla systemów wysokiego ryzyka, m.in. w rekrutacji). Dlatego warto połączyć szkolenie z firmowymi zasadami korzystania z AI.
6 lekcji online (4 godziny lekcyjne): jak działa AI, dobre polecenia, sprawdzanie wyników, dane i tajemnica firmy, phishing i deepfake, AI Act i polityka AI w firmie. Na końcu test i zaświadczenie z datą i wynikiem, które dołączysz do dokumentacji. Pracownik przechodzi kurs, kiedy mu pasuje — bez umawiania terminu. 199 zł netto za osobę.
Stan prawny: październik 2026. Źródła: rozporządzenie (UE) 2024/1689 (AI Act), tekst skonsolidowany z 27.07.2026; rozporządzenie (UE) 2026/1744; Komisja Europejska — AI Literacy, pytania i odpowiedzi; harmonogram stosowania AI Act (KE); ustawa o systemach sztucznej inteligencji, Dz.U. 2026 poz. 1003; UODO — zanim wdrożysz narzędzie AI. Artykuł ma charakter informacyjny i nie jest poradą prawną.