Power Query: import i czyszczenie danych

Każde zapytanie zaczyna się od wskazania źródła. W Microsoft 365 najczęściej użyjesz jednej z czterech dróg:

• Dane → Z tekstu/pliku CSV — eksport z programu w formacie CSV lub TXT. Excel pokaże podgląd i pozwoli wybrać pochodzenie pliku (kodowanie znaków) oraz ogranicznik (średnik, przecinek, tabulator).
• Dane → Pobierz dane → Z pliku → Ze skoroszytu programu Excel — dane z innego pliku .xlsx. W oknie Nawigator wybierasz arkusz albo tabelę.
• Dane → Z tabeli/zakresu — dane z bieżącego skoroszytu. Jeśli zakres nie jest jeszcze tabelą, Excel najpierw zaproponuje utworzenie tabeli (to samo okno co przy Ctrl+T).
• Dane → Pobierz dane → Z pliku → Z folderu — wszystkie pliki z jednego folderu naraz (np. eksporty z kolejnych miesięcy). Tym zajmiemy się szczegółowo w lekcjach 2 i 8.

Krok po kroku — import pliku CSV:

1. Kliknij Dane → Z tekstu/pliku CSV i wskaż plik.
2. W oknie podglądu sprawdź polskie znaki. Jeśli zamiast „ł” i „ś” widzisz „krzaczki”, zmień pochodzenie pliku — zwykle na 65001: Unicode (UTF-8) albo 1250: Europa Środkowa (Windows).
3. Sprawdź ogranicznik — polskie programy często używają średnika, bo przecinek jest separatorem dziesiętnym.
4. Kliknij Przekształć dane (a nie od razu Załaduj) — otworzy się Edytor Power Query, w którym oczyścisz dane przed załadowaniem.

Edytor Power Query otwiera się w osobnym oknie. Najważniejsze elementy:

• wstążka z kartami Narzędzia główne, Przekształć, Dodaj kolumnę i Widok,
• podgląd danych na środku — w nagłówku każdej kolumny jest ikona typu danych i strzałka filtra,
• panel Ustawienia zapytania po prawej: nazwa zapytania i lista Zastosowane kroki.

Zastosowane kroki to serce Power Query. Każda operacja dopisuje krok na końcu listy. Kliknięcie dowolnego kroku pokazuje, jak wyglądały dane w tym momencie. Krok usuwasz krzyżykiem obok jego nazwy, a ikona koła zębatego (przy niektórych krokach) otwiera jego ustawienia do poprawy. Nazwę zapytania zmienisz w polu Nazwa w tym samym panelu — od niej zależy nazwa tabeli wynikowej.

Najczęstsze porządki w eksporcie (karta Narzędzia główne):

• Usuń wiersze → Usuń pierwsze wiersze — usuwa wiersze tytułu nad nagłówkami (podajesz liczbę),
• Użyj pierwszego wiersza jako nagłówków — robi z pierwszego wiersza danych nazwy kolumn,
• Usuń wiersze → Usuń puste wiersze — usuwa wiersze, w których wszystkie komórki są puste,
• Usuń wiersze → Usuń dolne wiersze — usuwa wiersze podsumowania na końcu („RAZEM”),
• Usuń wiersze → Usuń duplikaty — usuwa powtórzone wiersze; działa na zaznaczonych kolumnach,
• Usuń kolumny albo Usuń kolumny → Usuń inne kolumny — to drugie zostawia tylko zaznaczone kolumny i jest bezpieczniejsze, gdy eksport czasem dostaje nowe, niepotrzebne kolumny.

Filtrowanie działa jak w zwykłym Autofiltrze: kliknij strzałkę w nagłówku i odznacz wartości albo wybierz Filtry tekstu (np. Rozpoczyna się od), Filtry liczb lub Filtry daty. Różnica jest taka, że filtr w Power Query trwale usuwa wiersze z wyniku — i robi to przy każdym odświeżeniu.

Najważniejsza rzecz, którą robi Power Query, to nadanie każdej kolumnie typu danych. Ikona w nagłówku kolumny mówi, jaki typ ma kolumna: ABC — tekst, 123 — liczba całkowita, 1.2 — liczba dziesiętna, ikona kalendarza — data, ABC/123 — typ nieokreślony (wszystko naraz). Dopóki kwota jest tekstem, Excel jej nie zsumuje, a dopóki data jest tekstem — nie przefiltrujesz jej po miesiącach.

Jak zmienić typ: kliknij ikonę w nagłówku kolumny i wybierz typ z listy, albo zaznacz kolumnę i użyj listy Typ danych na karcie Narzędzia główne. Jeśli kolumna ma już krok zmiany typu, Excel zapyta, czy zamienić bieżący krok, czy dodać nowy — zwykle wybierasz zamianę.

Ustawienia regionalne. Tekst „1234,50” to dla polskiego Excela liczba z przecinkiem dziesiętnym, a „05.03.2026” to 5 marca. Ale dla ustawień angielskich (USA) „05.03.2026” może oznaczać 3 maja, a „1234,50” — błąd. Power Query korzysta z ustawień regionalnych komputera (lub pliku). Jeśli dane pochodzą z innego kraju, kliknij ikonę typu i wybierz Używając ustawień regionalnych… — wskażesz typ (np. Data) i kraj, z którego pochodzi zapis (np. Polski albo Angielski (Stany Zjednoczone)).

Błędy po zmianie typu. Gdy w kolumnie liczbowej trafi się tekst, którego nie da się zamienić na liczbę (np. „-” albo „brak”), komórka pokaże Error. Masz trzy wyjścia:

• zamienić błędy na konkretną wartość — kliknij prawym przyciskiem nagłówek kolumny i wybierz Zamień błędy (np. na 0),
• usunąć wiersze z błędami — Narzędzia główne → Usuń wiersze → Usuń błędy,
• wcześniej zamienić tekst na liczbę poleceniem Zamień wartości (o nim w następnej części).

Wybór zależy od znaczenia danych: „-” w kolumnie stanu magazynowego to zwykle zero, ale „-” w kolumnie ceny może oznaczać brak ceny, którego nie wolno zamieniać na 0.

Przytnij i Oczyść. Zaznacz kolumnę (albo kilka z Ctrl) i wybierz Przekształć → Formatuj → Przytnij. Usuwa spacje na początku i na końcu tekstu. Obok jest Oczyść — usuwa niewidoczne znaki sterujące (np. znaki nowego wiersza z eksportów). W tym samym menu zmienisz wielkość liter: małe litery, WIELKIE LITERY, Każdy Wyraz Wielką Literą.

Zamień wartości. Zaznacz kolumnę i wybierz Narzędzia główne → Zamień wartości (to samo jest na karcie Przekształć). Wpisujesz, co zamienić i na co. Przykłady:

• „ zł” → nic (puste pole) — usuwa dopisek waluty, żeby kwota stała się liczbą,
• „D. Miasto” → „Dobre Miasto” — ujednolica różne zapisy tej samej nazwy,
• w opcjach zaawansowanych zaznaczasz Dopasuj do całej zawartości komórki, gdy zamieniać ma się tylko cała wartość (np. „DM”), a nie fragment innego tekstu.

Podziel kolumnę. Gdy w jednej kolumnie są dwie informacje, np. „MAG-0101 | Papier ksero A4”, zaznacz ją i wybierz Narzędzia główne → Podziel kolumnę → Według ogranicznika. Wybierz albo wpisz ogranicznik (tu: | jako niestandardowy) i miejsce podziału (np. przy każdym wystąpieniu albo przy skrajnym lewym). Powstaną dwie kolumny — zmień ich nazwy dwuklikiem w nagłówku (np. „Kod” i „Towar”). Po podziale zwykle trzeba jeszcze raz użyć Przytnij, bo przy ograniczniku zostają spacje.

Duplikaty — dopiero po oczyszczeniu. Dla Power Query „Piekarnia Złoty Kłos” i „Piekarnia Złoty Kłos ” (ze spacją) to dwie różne wartości. Podobnie „Olsztyn” i „OLSZTYN” — Power Query rozróżnia wielkość liter, czego zwykłe funkcje Excela nie robią. Dlatego Usuń duplikaty wykonuj na końcu, po przycięciu spacji, ujednoliceniu liter i zmianie typów.

Gdy dane w edytorze są czyste, czas je załadować. Na karcie Narzędzia główne masz dwie możliwości:

• Zamknij i załaduj — wstawia wynik jako tabelę na nowy arkusz,
• Zamknij i załaduj do… — otwiera okno Importowanie danych, w którym wybierasz: Tabela, Raport w formie tabeli przestawnej, Wykres przestawny albo Utwórz tylko połączenie, a także miejsce (istniejący lub nowy arkusz) i opcję Dodaj te dane do modelu danych (wrócimy do niej w lekcji 3).

Utwórz tylko połączenie przydaje się, gdy zapytanie jest „półproduktem” dla innego zapytania albo tabeli przestawnej i nie potrzebujesz jego wyniku w arkuszu.

Wszystkie zapytania w pliku zobaczysz w panelu Dane → Zapytania i połączenia. Dwuklik na zapytaniu otwiera je ponownie w edytorze, a najechanie myszą pokazuje podgląd, liczbę wierszy i czas ostatniego odświeżenia.

Odświeżanie:

• Dane → Odśwież wszystko (Ctrl+Alt+F5) — odświeża wszystkie zapytania i tabele przestawne w pliku,
• prawy przycisk na tabeli wynikowej → Odśwież — odświeża tylko to jedno zapytanie,
• we właściwościach zapytania (prawy przycisk w panelu Zapytania i połączenia → Właściwości) możesz włączyć odświeżanie przy otwieraniu pliku.

Miesięczny cykl pracy wygląda więc tak: zapisujesz nowy eksport w tym samym folderze i pod tą samą nazwą co poprzedni (albo dopisujesz wiersze do tabeli źródłowej), otwierasz raport, klikasz Odśwież wszystko i sprawdzasz wynik. Całe czyszczenie, które kiedyś zajmowało godzinę, trwa kilka sekund.