Prezentacja, którą da się czytać: plan, układy, mniej tekstu

Slajd to nie strona dokumentu. Słuchacz w tym samym czasie słucha Ciebie i patrzy na ekran. Jeśli na ekranie jest długi akapit, zaczyna go czytać i przestaje słuchać. Dlatego slajd ma wspierać to, co mówisz, a nie to zastępować.

Kilka prostych zasad:

• Jeden slajd — jedna myśl. Slajd „Pakiety i ceny” z dwoma pakietami, dopłatami i warunkami umowy to w rzeczywistości trzy slajdy: „Pakiet Standard”, „Pakiet Komfort”, „Dodatkowo i warunki”.
• Kilka punktów, krótkie zdania. Zwykle wystarczą 3–5 punktów po kilka słów. Pisz równoważnikami zdań: zamiast „Każdy klient ma jedną stałą opiekunkę, która zna jego firmę” — „Stała opiekunka dla każdego klienta”.
• Tytuł mówi, o czym jest slajd. Zamiast „Informacje” — „Pakiet Komfort — 1 400 zł netto/mies.”. Słuchacz, który na chwilę się wyłączył, po samym tytule wie, gdzie jesteście.
• Bez drugiego i trzeciego poziomu wcięć. Jeśli punkt ma pod sobą podpunkty z podpunktami, to sygnał, że to osobny slajd.
• Szczegóły gdzie indziej. Pełne zdania, które chcesz powiedzieć, zapisz w notatkach prelegenta (pole pod slajdem — omówimy je w lekcji 4), a pełną ofertę, regulamin czy tabelę cen daj słuchaczom jako dokument.

Więcej slajdów z małą ilością tekstu jest lepsze niż mało slajdów zapchanych tekstem. Prezentacja z 12 lekkimi slajdami trwa tyle samo co z 3 ciężkimi — bo czas zależy od tego, co mówisz, a nie od liczby kliknięć.

Układ to gotowy szkielet slajdu: mówi, gdzie jest tytuł, gdzie treść, ile jest pól. Pola z napisem „Kliknij, aby dodać tytuł” czy „Kliknij, aby dodać tekst” to symbole zastępcze. Gdy wpisujesz treść w symbole zastępcze, PowerPoint wie, co jest tytułem, a co treścią — dzięki temu działa Widok konspektu, czytnik ekranu czyta slajd we właściwej kolejności, a zmiana motywu lub szablonu firmowego (lekcja 2) przestawia wszystko jednym ruchem.

Dodawanie slajdu z wybranym układem — krok po kroku:

1. W okienku miniatur po lewej kliknij slajd, po którym ma się pojawić nowy.
2. Kliknij Narzędzia główne → Nowy slajd, ale nie w górną część przycisku, tylko w strzałkę pod nim. Rozwinie się galeria układów.
3. Wybierz układ, np. Tytuł i zawartość. (Kliknięcie w samą górną część przycisku albo skrót Ctrl+M doda slajd z układem takim jak bieżący — po slajdzie tytułowym zwykle z układem Tytuł i zawartość).
4. Kliknij w symbol zastępczy i wpisz tekst. W polu zawartości każdy Enter to nowy punkt.

Najważniejsze układy w pracy biurowej:

• Slajd tytułowy — pierwszy slajd: tytuł prezentacji i podtytuł (firma, data, autor).
• Tytuł i zawartość — „koń roboczy”: tytuł i lista punktów albo wykres, tabela, obraz (ikony w środku pustego pola).
• Nagłówek sekcji — slajd przejściowy, który otwiera nową część prezentacji: „Pakiety i ceny”, „Jak zaczynamy”.
• Dwie zawartości — dwie kolumny obok siebie: porównanie „dziś / od grudnia”, „zalety / koszty”, tekst i zdjęcie.
• Porównanie — jak Dwie zawartości, ale z osobnym nagłówkiem nad każdą kolumną.
• Tylko tytuł i Pusty — gdy na slajdzie ma być tylko duży wykres, zdjęcie albo schemat.

Zmiana układu istniejącego slajdu: zaznacz slajd (albo kilka z Ctrl) i kliknij Narzędzia główne → Układ, a potem wybierz nowy układ. Tekst z symboli zastępczych przejdzie do pól nowego układu.

Widok konspektu pokazuje całą prezentację jako listę: tytuły slajdów i pod nimi punkty. To najszybszy sposób, żeby przepisać plan z kartki do PowerPointa i żeby rozbić przeładowany slajd na kilka mniejszych — bez klikania w miniatury.

Włączanie: kliknij Widok → Widok konspektu. Po lewej stronie zamiast miniatur pojawi się konspekt; po prawej nadal widzisz bieżący slajd. Do zwykłej pracy wrócisz przez Widok → Normalny.

Klawisze w konspekcie:

• Enter na końcu tytułu tworzy nowy slajd; Enter na końcu punktu — nowy punkt na tym samym poziomie.
• Tab obniża poziom: tytuł slajdu staje się punktem poprzedniego slajdu, a punkt — podpunktem.
• Shift+Tab podnosi poziom: punkt pierwszego poziomu staje się tytułem nowego slajdu.

Rozbijanie „ściany tekstu” — krok po kroku:

1. Włącz Widok → Widok konspektu i znajdź przeładowany slajd.
2. Kliknij w tekście tuż przed zdaniem, które ma trafić na osobny slajd, i naciśnij Enter. Zdanie stanie się osobnym punktem.
3. Naciśnij Shift+Tab — punkt zamieni się w tytuł nowego slajdu. Skróć go do kilku słów.
4. Pod spodem wpisz krótkie punkty: Enter, a potem Tab, żeby zejść poziom niżej.
5. Usuń z konspektu długie zdania, które zastąpiłeś punktami. Jeśli chcesz je zachować do mówienia, przenieś je do notatek prelegenta.
6. Wróć do Widok → Normalny i obejrzyj nowe slajdy — sprawdź, czy mają układ Tytuł i zawartość (Narzędzia główne → Układ).

Przy kilkunastu slajdach łatwo się zgubić. Pomagają w tym dwie rzeczy: sekcje, które grupują slajdy w okienku miniatur, i widok Sortowanie slajdów, w którym widzisz wszystkie slajdy naraz.

Dodawanie sekcji — krok po kroku:

1. W okienku miniatur kliknij pierwszy slajd nowej części (np. slajd „Pakiety i ceny”).
2. Kliknij Narzędzia główne → Sekcja → Dodaj sekcję (to samo znajdziesz po kliknięciu prawym przyciskiem myszy między miniaturami).
3. Wpisz nazwę sekcji, np. „Pakiety”, i kliknij Zmień nazwę. Slajdy przed nią trafią do sekcji domyślnej — ją też możesz przemianować (prawy przycisk na nazwie sekcji → Zmień nazwę sekcji).
4. Kliknięcie trójkąta przy nazwie sekcji zwija ją albo rozwija. Przeciągnięcie nazwy sekcji przenosi wszystkie jej slajdy naraz.

Sekcja a Nagłówek sekcji. To dwie różne rzeczy. Sekcję widzisz tylko Ty — w okienku miniatur i w Sortowaniu slajdów; w czasie pokazu jej nie widać. Nagłówek sekcji to układ slajdu — zwykły slajd, który widownia zobaczy jako „rozdział”. W dobrze zbudowanej prezentacji często masz oba: sekcję „Pakiety” w okienku i na jej początku slajd z układem Nagłówek sekcji „Pakiety i ceny”.

Sortowanie slajdów: kliknij Widok → Sortowanie slajdów (albo ikonę z czterema kwadratami na pasku stanu, w prawym dolnym rogu okna). Widzisz wszystkie slajdy jako miniatury i możesz:

• przenosić slajd — przeciągnij miniaturę w nowe miejsce,
• usuwać — zaznacz miniaturę i naciśnij Delete,
• duplikować — zaznacz i naciśnij Ctrl+D (kopia pojawi się zaraz za oryginałem),
• zaznaczać kilka slajdów z Ctrl albo Shift i przenosić je razem.

Dwukrotne kliknięcie miniatury otwiera slajd w widoku normalnym.

Slajd może mieć mało tekstu i nadal być nieczytelny — bo litery są za małe, kolor za słaby albo tło zbyt „ruchliwe”. Sprawdzaj to zawsze z myślą o osobie w ostatnim rzędzie sali.

Wielkość liter (orientacyjnie, dla prezentacji na ekranie w sali):

• tytuły — około 32–44 pt,
• punkty — najlepiej nie mniej niż 24 pt, w wyjątkowych sytuacjach 20 pt,
• przypisy, źródła danych — nie mniej niż 14–16 pt i tylko gdy naprawdę muszą być.

Gdy tekst w tych rozmiarach się nie mieści — dziel slajd, a nie zmniejszaj liter.

Kontrast i kroje pisma:

• ciemny tekst na jasnym tle albo jasny na ciemnym — unikaj szarego na szarym, jasnoniebieskiego na białym, czerwonego na zielonym (osoby z zaburzeniami widzenia barw ich nie odróżnią),
• rzutnik w jasnej sali „wypłukuje” kolory — to, co na monitorze wygląda dobrze, na ekranie może być ledwo widoczne,
• wybieraj proste kroje bezszeryfowe z motywu i nie mieszaj więcej niż dwóch krojów,
• nie pisz całych zdań WIELKIMI LITERAMI i nie podkreślaj tekstu, który nie jest linkiem.

Sprawdzanie ułatwień dostępu. Kliknij Recenzja → Sprawdź ułatwienia dostępu. PowerPoint wskaże m.in. slajdy bez tytułu, powtarzające się tytuły, zbyt słaby kontrast i obrazy bez tekstu alternatywnego. Brak tytułu to częsty błąd przy slajdach zrobionych z pól tekstowych — kolejny powód, żeby używać układów.

Projektant (Microsoft 365). Kliknij Narzędzia główne → Projektant (w niektórych wersjach przycisk jest na karcie Projektowanie, a we wcześniejszych wersjach nazywał się Pomysły projektowe). Po prawej stronie pojawią się propozycje wyglądu bieżącego slajdu — kliknięcie jednej z nich zmienia układ grafiki. Projektant działa tylko w Microsoft 365 i wymaga internetu. Najlepiej radzi sobie ze slajdami, które mają tytuł i krótką listę albo zdjęcie — przy ścianie tekstu nie zaproponuje nic sensownego.