Narzędzia AI w firmie — co wybrać i na jakim koncie pracować
Lekcja jest podzielona na 6 części. Po każdej odpowiedz na jedno pytanie — wtedy odsłoni się następna. Przy każdej części możesz włączyć 🔊 lektora.
Wskazówka: najbardziej naturalny głos lektora (Zofia lub Marek) ma przeglądarka Microsoft Edge; w Chrome wybierz głos „Google polski”. Na telefonie lektor korzysta z głosu systemu.
1/6 Po co ta lekcja i mapa narzędzi
To pierwsza lekcja kursu rozszerzonego. Zakładamy, że wiesz już, czym jest czat AI i że jego wynik trzeba sprawdzać. Teraz zajmiemy się pytaniem, które w firmie pada bardzo szybko: którego narzędzia używać i na jakim koncie. Lekcja przyda się pracownikom biur, kadr, BHP, produkcji i sprzedaży — a najbardziej przełożonym, którzy decydują o zakupie.
W polskich firmach spotkasz dziś głównie sześć rodzin narzędzi:
| Narzędzie | Dostawca | Z czego jest znane |
|---|---|---|
| ChatGPT | OpenAI (USA) | najpopularniejszy czat; teksty, analiza plików, obrazy, programowanie |
| Claude | Anthropic (USA) | długie dokumenty, analiza, zadania wieloetapowe |
| Gemini | Google (USA) | wbudowany w Gmail, Dokumenty i Arkusze Google |
| Microsoft 365 Copilot | Microsoft (USA) | wbudowany w Word, Excel, Outlook i Teams |
| Mistral Vibe (dawniej Le Chat) | Mistral AI (Francja) | europejska alternatywa, integracje z programami biurowymi |
| Modele otwarte | m.in. Bielik, PLLuM (polskie), Llama | można je uruchomić na własnym serwerze |
Pierwsze pięć to usługi w chmurze: piszesz w przeglądarce lub aplikacji, a treść trafia na serwery dostawcy. Modele otwarte można uruchomić u siebie — wtedy dane zostają w firmie, ale sprzęt, aktualizacje i bezpieczeństwo są po Twojej stronie.
Przy każdym narzędziu patrzymy na cztery rzeczy:
- Plan i cena — za osobę miesięcznie; płatność roczna zwykle jest tańsza.
- Czy dostawca uczy modele na Twoich danych — domyślnie i po zmianie ustawień.
- Gdzie są dane — czy można je przechowywać w UE, czy jest umowa powierzenia, jakie certyfikaty ma dostawca.
- Do czego się nadaje — mocne strony i obsługa języka polskiego.
2/6 Czaty niezależne: ChatGPT, Claude, Mistral
Te trzy narzędzia działają niezależnie od pakietu biurowego: otwierasz je w przeglądarce lub aplikacji i pracujesz w oknie czatu, wklejając tekst albo dołączając pliki. Firmy wybierają je zwykle pod konkretne zadania — np. analizę długich dokumentów, pisanie tekstów czy pomoc w arkuszach.
Każde z nich ma plany prywatne (darmowy i płatne dla jednej osoby) oraz plany firmowe (zespół, duża firma). Według dostawców wygląda to tak:
| Plan firmowy | Trenowanie na danych | Dane w UE | |
|---|---|---|---|
| ChatGPT | Business (dawny Team, od 2 osób), Enterprise | w planach firmowych domyślnie nie; na kontach prywatnych domyślnie tak — można wyłączyć | przechowywanie w Europie w Enterprise, Edu i API; w Business bez wyboru regionu |
| Claude | Team, Enterprise | w planach firmowych domyślnie nie; na kontach prywatnych użytkownik sam wybiera w ustawieniach prywatności | przetwarzanie w Europie zapowiedziane — do potwierdzenia u dostawcy |
| Mistral Vibe | Team, Enterprise (także na własnych serwerach) | w Enterprise domyślnie nie; w planach indywidualnych domyślnie tak — można wyłączyć | firma europejska; dostawca podaje serwery w Szwecji (dla API) |
Wszyscy trzej dostawcy podają, że oferują umowę powierzenia (DPA) i mają certyfikaty bezpieczeństwa, np. ISO 27001 czy SOC 2. Anthropic wymienia też ISO 42001 — normę dla systemów zarządzania AI.
Orientacyjne ceny (stan na 31.10.2026, zmieniają się): plany zespołowe tych czatów to zwykle ok. 20–25 USD netto za osobę miesięcznie, taniej przy płatności rocznej. Uwaga na najtańsze plany prywatne: w niektórych pojawiły się reklamy.
Język polski: ChatGPT i Claude w praktyce dobrze radzą sobie z polskim, choć producenci nie publikują listy języków. Przy Mistralu obsługę polskiego warto sprawdzić na próbie.
3/6 AI w pakiecie biurowym: Copilot i Gemini
Wiele firm pracuje na Microsoft 365 (Word, Excel, Outlook, Teams) albo na Google Workspace (Gmail, Dokumenty, Arkusze, Dysk). Obaj dostawcy wbudowali AI w swoje programy — i to często rozstrzyga wybór.
Microsoft 365 Copilot
- Copilot Chat jest dostępny na służbowych kontach Microsoft 365 bez dopłaty. Pełny Copilot, który pracuje bezpośrednio w Wordzie, Excelu czy Outlooku na plikach firmy, to płatny dodatek.
- Microsoft podaje, że polecenia, odpowiedzi i dane firmy nie służą do trenowania modeli.
- Dane w UE: Microsoft stosuje tzw. EU Data Boundary, ale z wyjątkami — m.in. dla wyszukiwania w internecie i dla części modeli innych dostawców.
- Osobny plan „Copilot Pro” dla osób prywatnych wycofano; AI jest w prywatnych planach Microsoft 365. To jednak nadal konta prywatne.
Gemini w Google Workspace
- W planach Workspace Gemini jest wliczony w cenę. W najtańszym planie działa tylko w części aplikacji (Gmail i Vids), więc do pracy na Dokumentach i Dysku potrzebny jest wyższy plan.
- Google podaje, że Workspace nie używa danych do trenowania bez zgody. Na koncie prywatnym rozmowy mogą trafić do trenowania przy włączonej aktywności w aplikacjach Gemini — da się to wyłączyć.
- Przechowywanie danych w UE od 29.06.2026 r. jest dostępne w najwyższych planach (Enterprise Plus, Frontline Plus).
Orientacyjne ceny (stan na 31.10.2026, zmieniają się): pełny Copilot dla małych firm to ok. 21–25 USD za osobę miesięcznie, a plany Workspace z Gemini zaczynają się od kilku dolarów. Microsoft zapowiedział też dodatkowe opłaty za intensywne użycie zaawansowanych funkcji. Cenę w złotych sprawdź u dostawcy lub partnera.
Zaleta AI w pakiecie: pracuje tam, gdzie już są pliki i poczta, a firma ma jedną umowę z jednym dostawcą. Wada: trzeba dobrze ustawić uprawnienia — AI może zobaczyć to, do czego ma dostęp pracownik, także źle udostępnione foldery.
4/6 Modele otwarte i polskie: Bielik, PLLuM, Llama
Model otwarty to model AI, który producent udostępnia do pobrania. Można go uruchomić na własnym serwerze — wtedy rozmowy i dokumenty nie wychodzą poza firmę. Ale to firma odpowiada za sprzęt (zwykle serwer z odpowiednią kartą graficzną), instalację, aktualizacje i zabezpieczenia. Nie ma tu gotowej usługi „zaloguj się i pisz”.
| Model | Kto stoi za modelem | Licencja i uwagi |
|---|---|---|
| Bielik | SpeakLeash i ACK Cyfronet AGH | licencja Apache 2.0 — wolno używać w firmie; nacisk na język polski |
| PLLuM | polskie konsorcjum, finansowanie Ministerstwa Cyfryzacji | kilka rozmiarów; licencja zależy od wersji (część na Apache 2.0, część na licencji Llama 3.1); przeznaczony m.in. dla administracji i odpowiedzi opartych na dokumentach |
| Llama 4 | Meta (USA) | użycie komercyjne dozwolone, ale wersje obsługujące obrazy mają ograniczenia dla firm z UE |
Wniosek z tabeli: „otwarty” nie znaczy „bez warunków”. Zanim informatyk zainstaluje model, ktoś musi przeczytać licencję konkretnej wersji.
Kiedy to ma sens? Gdy firma przetwarza dane, które nie mogą opuścić jej serwerów (np. dane mieszkańców w urzędzie, dane o zdrowiu pacjentów), i ma osobę, która utrzyma serwer. Dla małego biura bez informatyka to zwykle zbyt duże obciążenie — tam rozsądniej sprawdza się plan firmowy usługi w chmurze z umową powierzenia.
Pamiętaj też: model na własnym serwerze nadal się myli, a przetwarzanie danych osobowych nadal podlega RODO. Własny serwer rozwiązuje problem przekazywania danych na zewnątrz, ale nie zwalnia z zasad minimalizacji, nadawania uprawnień i sprawdzania wyników przez człowieka.
5/6 Konto prywatne a firmowe — najważniejsza różnica
Z porównania wynika jedna rzecz ważniejsza od cen: darmowe albo płatne konto prywatne to nie jest narzędzie firmowe.
| Konto prywatne (także płatne) | Plan firmowy | |
|---|---|---|
| Kto zawiera umowę z dostawcą | pracownik jako osoba prywatna | firma |
| Umowa powierzenia (DPA) | brak dla firmy | zwykle tak |
| Trenowanie na rozmowach | u wielu dostawców domyślnie włączone, do wyłączenia | domyślnie wyłączone |
| Kontrola firmy | firma nie wie, co i gdzie zostało wklejone | administrator nadaje i odbiera dostępy |
| Odejście pracownika | rozmowy zostają na jego prywatnym koncie | firma zamyka konto |
Wyłączenie trenowania na koncie prywatnym to dobra praktyka, ale nie zamienia go w konto firmowe. Przykład: przy jednym z dostawców rozmowy z kontem prywatnym, na którym użytkownik zgodził się na trenowanie, mogą być przechowywane nawet kilka lat, a bez zgody — kilkadziesiąt dni. Tych ustawień firma w ogóle nie kontroluje.
Prosta zasada, którą warto wpisać do firmowych zasad korzystania z AI:
Na koncie prywatnym możesz rozsądnie robić rzeczy, które nie zawierają danych firmy: wyjaśnienie funkcji Excela, pomysły na tytuł ogłoszenia, poprawę ogólnego tekstu bez nazwisk i kwot. O tym, czy w ogóle wolno to robić w pracy, decydują zasady firmy.
6/6 Pięć pytań przed zakupem i ćwiczenie
Zanim firma kupi narzędzie AI, warto odpowiedzieć na pięć pytań:
- Na jakich programach pracujemy — Microsoft 365, Google Workspace czy innych?
- Jakie dane pracownicy będą wklejać — i czy wolno je wysłać poza firmę?
- Czy plan ma umowę powierzenia i domyślnie wyłączone trenowanie?
- Czy potrzebujemy przechowywania danych w UE — i w którym planie je dostaniemy?
- Ile osób i jak często będzie korzystać — i czy opłaca się płatność roczna?
Pytanie 1 często rozstrzyga sprawę: firma na Microsoft 365 zwykle zaczyna od Copilot Chat, firma na Google Workspace — od Gemini w Workspace. Czat niezależny wybiera się pod konkretne zadania. Pytanie 2 może wszystko zmienić: jeśli danych nie wolno wysłać poza firmę, zostaje model na własnym serwerze albo rezygnacja z AI do tego zadania.
Dobrą praktyką jest też próba: dwa narzędzia, te same 3–4 typowe zadania (bez danych osobowych), porównanie wyników i czasu. Wybór zapisz w krótkich zasadach: jakie narzędzie, jakie konta, jakich danych nie wklejamy, kto odpowiada za ustawienia.
- Biuro rachunkowe — 8 osób, Microsoft 365, dane klientów i faktury; chcą streszczać maile i pisma.
- Zakład produkcyjny — 60 osób, Google Workspace, instrukcje stanowiskowe i dokumentacja techniczna.
- Urząd gminy — dane mieszkańców nie mogą opuścić urzędu; jest informatyk i serwerownia.
Przykładowe odpowiedzi (nie jedyne poprawne): biuro — Copilot Chat lub płatny Copilot, bo pracują na Microsoft 365 i potrzebują umowy powierzenia (pytania 1 i 3); zakład — Gemini w Workspace w planie, który obejmuje Dokumenty i Dysk (pytanie 1); urząd — model otwarty na własnym serwerze, np. Bielik lub PLLuM, po sprawdzeniu licencji (pytanie 2).
Wszystkie części przeczytane ✓ Teraz ćwiczenia.
📖 Historia z wyborami: płatne konto prywatne w kadrach
📖 Historia z wyborami: zakład na Google Workspace
📖 Historia z wyborami: przychodnia i model na własnym serwerze
🔗 Dopasuj pojęcie do jego znaczenia
⚖️ Prawda czy fałsz?
Płatny plan prywatny czatu AI daje firmie umowę powierzenia z dostawcą.
W planach firmowych ChatGPT, Claude i Copilota dostawcy domyślnie nie trenują modeli na danych firmy.
Model otwarty można zawsze używać w firmie bez czytania licencji.
Serwery w Europie oznaczają, że narzędzie jest automatycznie zgodne z RODO.
Ceny narzędzi AI zmieniają się często, więc przed zakupem trzeba je sprawdzić u dostawcy.
Model AI na własnym serwerze nie popełnia błędów, więc jego wyników nie trzeba sprawdzać.
🔢 Ułóż w kolejności: jak firma wybiera narzędzie AI
Ustaw kroki w rozsądnej kolejności. To praktyczna podpowiedź, a nie wymóg przepisów. Użyj strzałek.
- Określ, jakie dane pracownicy będą wklejać i czy mogą wyjść poza firmę
- Kup plan firmowy i ustaw konta oraz uprawnienia
- Ustal, na jakich programach pracuje firma i do jakich zadań potrzebne jest AI
- Wybierz dwa narzędzia i sprawdź plany: umowę powierzenia, trenowanie, dane w UE, cenę
- Zapisz zasady korzystania z AI i przekaż je pracownikom
- Zrób próbę na kilku typowych zadaniach bez danych osobowych
⚖️ Co mówią przepisy
🧭 Studium przypadku — co zrobisz?
Pracujesz w biurze rachunkowym w Ornecie — 8 osób, wszyscy mają służbowe konta Microsoft 365. Koleżanka mówi: „Wykupiłam sobie prywatnie najdroższy plan popularnego czatu AI, wyłączyłam trenowanie w ustawieniach, więc wklejam tam pisma z urzędów skarbowych od klientów i proszę o streszczenie. Zróbcie tak samo, szefowa zwróci za abonament”. Co robisz?
✅ Sprawdź się — mini-test
Nie wlicza się do egzaminu. Kliknij odpowiedź — od razu zobaczysz, czy jest dobra.
💬 Najczęstsze pytania kursantów
Wyłączyłem w prywatnym koncie zgodę na trenowanie. Czy mogę teraz wklejać dane klientów?
Wyłączenie trenowania zmniejsza ryzyko, ale nie rozwiązuje najważniejszego problemu: firma nie ma umowy z dostawcą, a dane klientów przekazujesz zewnętrznej usłudze na podstawie umowy, którą zawarłeś Ty jako osoba prywatna. O tym, jakich narzędzi i kont wolno używać do danych osobowych i tajemnic firmy, decydują zasady firmy. Jeśli ich nie ma — dane klientów, pracowników i umowy wklejasz tylko do narzędzia firmowego albo wcale.
Który czat AI jest najlepszy?
Nie ma jednej odpowiedzi. Narzędzia różnią się tym, w jakie programy są wbudowane, jakie dają umowy i ustawienia danych, gdzie przechowują dane i ile kosztują. Dla jednej firmy rozsądny będzie czat w pakiecie biurowym, którego już używa, dla innej — czat niezależny do konkretnych zadań, a dla urzędu czy przychodni — model na własnym serwerze. Porównanie w tej lekcji nie jest rekomendacją konkretnego dostawcy. Najlepiej sprawdzić dwa narzędzia na tych samych, prawdziwych zadaniach (bez danych osobowych) i porównać wyniki.
Czy narzędzie z serwerami w Europie jest automatycznie zgodne z RODO?
Nie. Miejsce przechowywania danych to tylko jeden element. Liczy się też umowa powierzenia, ustawienia trenowania, to, kto w firmie ma dostęp, jakie dane wklejają pracownicy i czy wyniki są sprawdzane. Zwróć też uwagę, że u niektórych dostawców przechowywanie danych w UE jest dostępne tylko w najwyższych planach albo ma wyjątki (np. dla wyszukiwania w internecie). Szczegóły dla swojej firmy ustal z inspektorem ochrony danych lub prawnikiem.
Ceny w lekcji podano w dolarach, a mamy płacić w złotych. Jak policzyć koszt?
Ceny w porównaniu są orientacyjne (stan na 31.10.2026), zwykle netto, za osobę miesięcznie, a płatność roczna bywa tańsza od miesięcznej. Do ceny dochodzi VAT i kurs waluty, a niektórzy dostawcy doliczają opłaty za intensywne użycie zaawansowanych funkcji. Przed decyzją sprawdź aktualny cennik na stronie dostawcy albo poproś o ofertę. Jeśli masz wątpliwości, zapytaj prowadzącego kurs.
To była lekcja 1 z 6
W pełnym kursie: wszystkie 6 lekcje (6 godz. lekcyjne), ćwiczenia zapisywane na Twoim koncie, pytania do asystenta przy każdej lekcji, test na końcu i zaświadczenie z kodem weryfikacji — przychodzi mailem około pół godziny po zdanym teście. Uczysz się, kiedy chcesz — dostęp jest ważny 60 dni.
Kup dla firmy — 1 990 zł netto / os.Kup prywatnieWszystkie kursy
−10% na pierwszy kurs
Zapisz się do newslettera „BHP i IT w pigułce” (co dwa tygodnie: zmiany w przepisach BHP i IT oraz informacje o usługach) — jednorazowy kod rabatowy przyjdzie mailem.
© 2026 Pruszyński.IT Patryk Pruszyński · Dobre Miasto · materiały szkoleniowe chronione prawem autorskim